Als het te druk dreigt te worden, of er is dringend ander werk dan schakel ik de bestelfunctie van de webshop uit. Liefst probeer ik dit te beperken tot 1 keer per week. Op zondag de webshop aan en die blijft dan aan staan totdat er werk is voor de rest van de week. In de praktijk schakel ik de webshop het vaakst uit op donderdag. Het werkt het meest efficient als ik bijv. 3 dagen alleen maar orders verstuur en dan 2 dagen productie en overig werk.
Op die manier is de 'vertraging' bij versturen soms 2 dagen maar meestal maar 1 dag. Op zondag wordt het meest besteld, aan het begin van de week is het dus het drukst.
Heel veel van wat ik verkoop geeft extra werk. Tellen en verpakken, afrollen, afmeten oprollen en weer verpakken, labels plakken etc. Het is eigenlijk altijd te druk.
Maar ook periodes met de webshop de hele week aan komen nog voor ...

Voor bedrijven in het buitenland: vul uw btw nummer in. De webshop maakt een faktuur zonder BTW. LET OP HET FEIT DAT DE WEBSHOP UW BTW NUMMER ACCEPTEERT BETEKEND NIET DAT HET KLOPT. Als het niet klopt ga ik u vragen om het juiste BTW nummer door te geven.
Ook van belang: GEEF VOOR ZOWEL HET FAKTUUR- EN HET BEZORGADRES HET ADRES IN WAT GEREGISTREERD STAAT BIJ VIES. Doet u dat niet dan ga ik niet verzenden. Wat u wel kunt doen bij een afwijkend adres: stuur mij een verklaring op uw officiele briefpapier (waarop ook uw btw nummer en het bijbehorende adres uit het BTW register staat) waarin u laat weten dat ik de goederen naar een ander adres moet versturen.
Als het niet klopt ga ik de bestelling annuleren en als de betaling al is gedaan boek ik die terug. Ik werk alleen, heb het druk en ik heb geen administrateur of boekhouder hier zitten om de vervelende problemen op te lossen. Liever geen bestelling dan een waar ik later problemen mee krijg.
Als u besteld hebt zonder btw nummer dus met btw en de bestelling is al verwerkt kan ik dat niet meer terugdraaien. Dus berichten zoals 'crediteer even de btw' dat ga ik niet doen. Die bestelling zou ik moeten crediteren, een nieuwe bestelling aanmaken met hetzelfde totaalbedrag maar dan zonder btw en daarvan zou ik het bedrag ter grootte van de btw moeten crediteren en terug overboeken. Daar is geen beginnen aan. Zou een half uur werk kosten.
De btw berekend aan buitenlandse (partikuliere) klanten gaat wel via de Unieregeling naar het land van de klant.

Het is de laatste tijd heel erg druk. Vette stress kan ik beter zeggen. Ik probeer toch alles goed te doen, vragen per mail te beantwoorden, foutloos en kompleet een bestelling te versturen en zover mogelijk toch zo snel mogelijk te leveren. Alles wat afwijkt van een gewone bestelling die betaald is en zonder opmerkingen geeft heel veel extra werk. Dus probeer het niet te doen. Wijzigingen of aanvullingen kan ik niet meer doen. De meeste webshops doen dat niet omdat dat het hete werkritme verstoord.
ZEKER NIET DOEN:
Mail mij niet zoiets: 'doe er nog een ... bij, ik heb het geld al overgemaakt' of 'stuur mij een tikkie'.
Zonder webshopbestelling is er geen faktuur, de belastingdienst wil voor elke betaling ook een bijbehorende factuur zien. Mijn webshop backoffice is niet erg flexibel. Een factuur achteraf maken gaat wel maar is heel veel werk.
Bij een bestelling zijn opmerkingen te zetten. Zet daar niks bij dat de bestelling zou veranderen. Dus niet zoiets als: 'kijk even of ik de juiste onderdelen heb besteld en pas het aan als dat niet is'. Een kleine wijziging zoals een kabelschoen met een andere gatmaat kan nog wel wel maar veel meer moet het niet zijn ...

Helaas lukt dat niet. U kunt het er wel bij schrijven maar als het druk is zie ik het niet. Gedurende de dag probeer ik zoveel mogelijk werk gedaan te krijgen, emails zijn voor als de post deadline geweest is.
Bestellingen gaan de deur uit op volgorde van binnenkomst (als ze wel betaald zijn). Bestellingen met een probleem gaan onder op de stapel. Veel voorkomende problemen zijn een foutief overgemaakt bedrag, vragen over extra toevoeging of wijzigingen aan een bestelling en voor het buitenland een foutief BTW nummer of bijbehorend adres. Dus probeer dat te voorkomen.

Helaas kom ik niet meer op beurzen.

Meteen met de orderbevestiging krijgt u een PDF faktuur. Moet u nog betalen dan vind u daar het bankrekeningnummer. De faktuur naar een ander emailadres laten sturen kan de webshop niet. Doe dat zelf.

Multisafepay stuurt twee keer een herinnering om toch te betalen als het betaalproces is afgebroken. Gaat er door een technisch probleem iets mis en de volgende poging lukt wel dan heeft de webshop dat opgeslagen als twee bestellingen.
Multisafepay stuurt een herinnering over die eerste niet gelukte poging.  U mag dan die herinnering rustig negeren, alle niet betaalde dubbele bestellingen worden verwijderd.
Als u eerst kiest voor een betaling die loopt via Multisafepay en daarna toch gaat betalen via bijvoorbeeld Paypal dan krijgt u ook een herinnering van Multisafepay dat niet is betaald, ook die kunt u negeren.

Kleine bestellingen van klein en plat materiaal verstuur als het mogelijk is per brievenbusdoosje (alleen in Nederland). Boven een orderbedrag van 30 euro doe ik dat niet meer.  Dat betekend niet dat de verzendkosten dan lager zijn, een brievenbuspakketje kost bijna even veel als een gewoon pakket, een brievenbusdoosje kost meer dan een grotere doos, de faktuur moet toch worden gemaakt, de faktuur moet worden geboekt, de betaling moet worden geboekt, de bestelling moet ook worden weggebracht en de kosten voor de betaalprovider zijn even hoog.  Enkele kosten die vaak vergeten worden zijn een doosje ( 0.40 - 0.50 euro), transactiekosten betaalprovider (minimum 0.20euro).  En dan heb ik toch nog op elke bestelling 10 minuten werk (gezien over het gehele traject van ontvangst van de bestelling tot verwerking in de boekhouding), hoe klein die ook is. Van die 6 euro die de orderkosten op dit moment zijn blijft dan nog maar weinig over. Samengevat, aan kleine orders verdien ik niks. Dit is de meest eerlijke methode, een deel van deze kosten verwerken in de artikelprijzen dat gaat niet, er zijn teveel artikelen met een prijs van minder dan 1 euro.
Briefpost met postzegels doe ik niet. Te vaak kreeg ik te horen dat iets niet ontvangen was.
Er zijn natuurlijk altijd grote webshops (voor consumenten artikelen meestal) die lagere of helemaal geen verzendkosten berekenen. Die hebben waarschijnlijk veel betere automatisering en betalen lagere tarieven voor betaal en verzendkosten. En die doen aan liefdadigheid ...?

Materiaal dat niet in de webshop staat kan ik vrijwel zeker niet leveren. Bijvoorbeeld op het gebied van stekkers is het onmogelijk, er zijn duizenden verschillende. Voor draadkleuren geldt dat alles wat ik kan krijgen in de webshop staat. Bijna alle kleurkombinaties zijn leverbaar maar vaak pas vanaf 10000 meter en dat is voor mij niet interesant.

Steeds meer krijg ik de vraag of ik klantgegevens wil verwijderen, meestal van klanten die 1 keer besteld hebben. Daar zit ik en ik denk geen enkele webshop op te wachten. Heeft de webshop daar geen functie voor is de vraag dan? In mijn webshop in ieder geval niet en ik verwacht in andere ook niet. Ik kan wel gegevens veranderen en zo onherkenbaar maken.
Maar veel nut heeft dat denk ik niet. Als je besteld komen jouw gegevens in mijn webshop (die draait op het platform van Lightspeed). Gelijk gaan ze naar het bedrijf dat de koppeling verzorgd met de boekhouding en die stuurt ze door naar de boekhoudsoftware. Ook gaan ze in mijn geval naar myparcel die de verzendlabels in veel gevallen regelt en daarna komen ze terecht bij PostNL of DHL.
Dus uw gegevens staan overal. Zo is het helaas in de 'moderne' tijd. En ik kan niet meer aan de gegevens bij PostNL etc.
Dat een kompleet klantaccount niet te verwijderen is komt denk ik door regels van de belastingdienst. Zodra er een bestelling is geplaatst en dus een factuur dan wil de belastingdienst hebben dat dat niet meer verwijderd wordt.
Zolang er geen bestelling is gaat verwijderen wel.

Houd er rekening mee dat artikelen niet altijd bewaard blijven in de winkelwagen om op een later tijdstip te bestellen. In principe zou dat moeten gaan maar ik hoor vaak dat het niet goed gaat. Dus denk daar aan.
Ik heb wel ooit een en ander uitgeprobeert maar duidelijk is het mij niet hoe het werkt. Wel denk ik dat de webshop verschil maakt tussen artikelen toevoegen als je bent ingelogd op een account en als je niet bent ingelogd.